移工證件到期日散落各處？用 AI 建一張追蹤表

羅勇府一家約一百人的台資工廠，有二十多位緬甸籍與柬埔寨籍員工。工作證、護照、簽證、體檢，各自的到期日一部分寫在人資助理的紙本夾裡，一部分在不同版本的 Excel。去年有兩位員工的工作證過期一週才被發現，勞工局來稽查，工廠被罰款，產線還停工了半天。人資助理說：「資料都有，只是沒人在對的時間看到它。」

為什麼這件事一直處理不好

問題通常不是沒記錄，而是下面幾個誤區：

• 四種證件各記各的：工作證、護照、簽證、體檢分散在不同表格，沒有一個人能一眼看到「這個人整體哪天會出問題」。
• 只靠記憶或一次性提醒：到期前三個月就該動作，但沒有固定的提醒節點，常常等到快到期才想起來。
• 通知只用一種語言：員工自己也需要補件或配合體檢，但通知若只有中文或泰文，員工看不懂就沒有人行動。

一張好的追蹤表要有幾個要件

• 一人一列，四種證件的到期日並排，並自動算出「最早到期的是哪一項」。
• 每個到期日旁邊有負責人與處理狀態，例如「未啟動／辦理中／已完成」。
• 固定提前 90、60、30 天三個提醒節點，每個節點有明確要做的事。
• 法規規定的辦理期限與罰則，要由人資向主管機關或代辦確認後填入，不能由 AI 推估。
• 表格上不放完整護照號碼，只放末四碼，降低個資外洩風險。

🔧 AI 動手做：證件到期追蹤表與多語提醒

把現有紙本與 Excel 的資料（已遮蔽敏感號碼）貼給 AI，請它整理成統一表格，並產出提醒話術與多語通知草稿。下面是可直接複製的提示詞。

你是 [公司名稱] 人資助理的協作者。以下是外籍員工證件資料（護照號碼只留末四碼）：
[貼上員工代號、國籍、工作證到期日、護照到期日、簽證到期日、體檢到期日]

請做三件事：
1. 整理成表格：每人一列，欄位為員工代號、國籍、四種證件到期日、最早到期項目、距今天數（今天是 [日期]）。
2. 依距今天數標示：90 天內、60 天內、30 天內三個級別，並依緊急程度排序。
3. 為 90、60、30 天各寫一段給人資助理的內部提醒話術，並寫一份給員工的通知草稿，使用泰文、緬甸文、柬埔寨文（高棉文）各一版，語氣友善、一句話說明要配合什麼。

重要限制：
- 辦理期限、罰則、費用一律寫「[由人資向主管機關或代辦確認]」，不要自行推估或填入數字。
- 日期格式一律 日/月/年，缺漏或矛盾的資料請列出來問我，不要猜。
- 外語通知最後加一行：「本草稿請由母語者或合格口譯覆核後再發送」。

本週就能做的一步：今天先找出最早要到期的五位員工，把四種證件的到期日抄成一張新表，並請人資向主管機關或代辦確認各項辦理期限。