宴會訂金規則只在腦中：三語政策與店經理授權表

曼谷有一家泰式／中式宴會餐廳，兩間分店、約四十位員工，承接婚宴、公司尾牙和滿月酒。上個月同樣是宴前十天取消：A 客人被退一半訂金，B 客人被全額沒收。B 客人在 Facebook 留言區貼出 LINE 截圖，A 的朋友跟著留言比較，兩邊的店經理各說各話，貼文被轉傳了上百次。事後老闆才發現，訂金規則其實只存在他和兩位店經理的腦中。

為什麼這件事一直處理不好

• 規則靠口耳相傳：老闆說「看交情」，店經理說「看日子」，沒有人寫下來，每次都是現場判斷。
• 規則散在 LINE 對話裡：桌數變更截止日、保證桌數、自帶酒開瓶費，客人記得的是某一次聊天，不是同一份文件。
• 例外沒有邊界：店經理不知道退多少算自己能決定，只好每件都問老闆，或乾脆自己拍板，結果兩家分店做法不一。

一份好的宴會政策要有哪些要件

• 用時間軸寫退款比例：宴前幾天取消退多少，一張表就看完。
• 每個數字只有一個定義：保證桌數、變更截止日、開瓶費各寫一句，不留解釋空間。
• 客人在訂位當下就看得到、並回覆確認，留下紀錄。
• 例外有分級：店經理可自行決定的範圍、必須問老闆的範圍，事先講清楚。

🔧 AI 動手做：宴會訂金與變更政策整理器

把歷年 LINE 對話與收據（先遮掉電話與姓名）貼給 AI，請它先找出實際做過的規則與矛盾，再產出政策草稿。草稿必須由老闆拍板後才能對外使用。

你是餐廳宴會業務顧問。以下是我們[餐廳名稱]過去[12]個月的宴會 LINE 對話與收據摘要（已遮蔽個資）：
[貼上對話與收據]

請依序完成：
1. 列出我們實際執行過的訂金、退款、桌數變更、保證桌數、自帶酒開瓶費規則，並標出前後矛盾的案例（註明日期與差異）。
2. 提出一份統一政策草稿：用表格寫「宴前天數 × 訂金退還比例」，並各用一句話定義保證桌數與變更截止日。我目前的底線是：[訂金比例 30%、宴前 7 天內不退]。
3. 用繁體中文、泰文、英文各寫一份政策，加上一則可直接傳 LINE 的訂位確認訊息，請客人回覆「確認」。
4. 製作店經理授權範圍表：可自行決定（例如退款差額在 [2,000 泰銖] 內）、需通知老闆、必須老闆核准三欄，每項附理由。
資料沒提到的地方一律標「待老闆決定」，不要自行編造。

本週就能做的一步：挑出最近三場有爭議的宴會，把對話和收據貼進提示詞，先請 AI 只做第 1 步，列出矛盾清單，約半小時就能開始跟老闆討論。