會議開完沒人寄跟進信：用 Meet 會後 Routines 起草信件，再由人把關

曼谷一家汽車音響配件批發商，每週一早上開一小時業務會議，六個業務加一位經理。會議上有人當場對客戶承諾：「這張報價我今天回覆」「缺貨的型號週三給你確切交期」。可是散會後各自忙別的，到了週四，客戶打電話來問：「你們上週一說要回我，怎麼沒消息？」經理一查，沒有任何一封跟進信寄出去，連是誰答應的都說不清。

為什麼會後跟進信一直沒人寄

問題通常不是大家偷懶，而是以下幾個誤區：

• 承諾是口頭說的，會議結束前沒有逐條唸出「對哪位客戶、回覆什麼、何時前、誰寄」。
• 跟進信全靠記憶，剛開完會的人馬上被下一件事塞滿，信就排到「晚點再寄」。
• 寄不寄出沒有人驗收，經理要等客戶抱怨才知道漏了。

一個好的跟進機制要有哪些要件

先不談 AI，好的機制至少要做到：

• 每一項對客戶的承諾都有單一負責人、回覆期限與信件內容重點。
• 會議剛結束就有一份信件草稿，寄信的人只需要確認與微調，不必從零開始。
• 信件寄出後有簡單的驗收方式，例如隔天由經理檢查寄件匣或待辦清單。

🔧 AI 動手做：Routines 範圍設定與跟進信規格

Google Meet 近期推出會議結束畫面的「Routines for this meeting」，可在 Gmail 草擬會後跟進信，並把行動項目加入 Google Tasks。實際可用的功能、語言與前置條件（例如依目前說明需先開啟「Take notes for me」）請以 Google 官方說明與你們帳號的畫面為準。這裡的重點是設定範圍與人工把關：

• 範圍選擇：可只套用在單次會議、週期性會議，或所有會議。建議先只開「週一業務會議」這一個週期性會議，穩定後再擴大，不要一開始就對所有會議開啟。
• 草稿定位：產生的是草稿，一定要由負責業務確認收件人、價格與日期後才寄出，不可直接當成定稿。
• 語言測試：官方說明未必涵蓋泰語或中文品質，先用內部小會議測試筆記與草稿，再用於重要客戶。

下面這份提示詞可貼到 Gemini，核對會議筆記裡的客戶承諾，並產出符合規格的跟進信。

你是我的業務會議助理。以下是 [會議名稱，例如：週一業務會議] 的筆記，參加者有 [姓名清單]。
請做三件事：
1. 列出會議中對客戶做出的所有承諾（報價、交期、庫存回覆、促銷條件），用表格呈現：客戶名稱、承諾內容、負責業務、回覆期限。
2. 找出缺少負責人、期限，或筆記裡意思不清的承諾，單獨列出，每一項附一個我應該向誰確認的問題。
3. 依第 1 點，為 [客戶名稱] 草擬一封跟進信：語氣 [正式／親切]，語言用 [繁體中文／泰文]，只寫已確認的內容，需包含 [報價單號／商品型號] 與回覆日期 [日期]。
規則：不可編造筆記裡沒有的價格、數量或日期；不確定的地方標註「待確認」。
會議筆記：
[貼上筆記內容]

本週就能做的一步：下週一會議前，只對「週一業務會議」這一個週期性會議設定 Routines，會後由經理指定一位業務檢查跟進信草稿，並用上面的提示詞核對客戶承諾，週四前確認每封信都已寄出。